ビジネスフォンの子機の代わりに、スマートフォン(iPhoneやAndroid)を利用できないか?という要望があります。

これは、社員の方の席に1人ずつの内線電話機がなかったり、または社内で特定の場所に常に居るわけではない方がいるから生まれるニーズです。

受付システム「Welpad powerd by ACALL」は、内線連携だけなくお手持ちのスマートフォンにも来客通知ができる受付システムです。

受付システムからスマートフォンではなくビジネスフォン子機に通知

内線連携用の電話機をエントランスの受付システムに接続することで利用いただけます。

  1. 来訪者が受付システムをタップ
  2. 事前にシステムから送信されたQRコードを受付システムにかざすか、社員名を選択して取次先を決定
  3. 電話機の受話器を上げて担当者と通話開始

このような流れでご利用いただけます。

本来はiPad上で動作するアプリケーションですが、設定次第ではこのように内線電話と通話をすることもできます。

 

受付システムからビジネスフォン子機ではなくスマートフォンに通知

うちの会社は超近未来的!席は自由で毎日変わるんだ!
そんなお客様には、様々な方法でお手持ちのスマートフォンに通知することができます。

受付システムからジネスフォン子機ではなくchatwork(チャットワーク)でスマートフォンに通知

chatwork

chatworkは、iPhoneやAndroidでご利用いただけるチャットアプリです。

LINEと同じような使用感で、しばしばビジネスシーンでも利用されます。

 

担当者・グループ・関係者に多様な手段で来訪を通知

ダイレクト通知

来訪を担当者へ直接通知することで
取次なく来客をお知らせすることができます。

担当者のCCへ通知

各担当者にCC通知を設定することができ、
関係者にも来訪を通知することができます。

ルームへの通知

部署やプロジェクトメンバーへの通知にも
ルームに通知することで対応することができます。

スマートに呼出・通知し、ワンクリックで応対する

担当をスマートに呼出

アルファベットでの検索や一覧から選択できる
担当者選択機能、ボタンに対して通知対象を直接選べるカスタム
通知機能など、豊富なメニューボタンを完備。

チャットワークに通知

ChatWorkへと通知することで、
効率的でスマートな来客から応対を実現します。

URLをクリックして応対

URLをクリックすると応対者が記録され、
応対済みかどうかをリアルタイムで確認できます。

 

受付システムからジネスフォン子機ではなくslack(スラック)でスマートフォンに通知

呼出・通知・応対の3ステップ

①呼出

受付システム呼出

デバイス画面の受付メニューから、部署や担当者を呼び出します。

②通知

受付システム通知

SlackにOKボタン付きのメッセージが通知されます。

③応対

受付システム対応

Welpad powered by ACALLからSlackに送られるメッセージのOKボタンを押すことでリアルタイムに応対者が反映され、スムーズな応対が可能です。

Slack連携の特徴

よりスムーズでスマートな受付対応を実現

直接担当者へSlack上に来訪通知が届くため、リアルタイムに応対ができ、且つ受付担当を間に介することなくスマートに受付対応をする仕組みを構築できます。 Welpad powered by ACALLは、Slackと連携することで働く場所・環境に制約されない自由な働き方に、柔軟に対応できる来客対応RPAサービスです。 複数ユーザーに同時に通知が届く場合でも最初にSlack上のOKボタンをクリックした人が「迎えに行きます」というアクションに表示が変わるため、誰が応対したか視覚的に判断することが可能です。

Slackとは?

Slackは米国発のビジネス向けSNS・チャットサービスであり、北米を中心にユーザー数を拡大し、現在世界中で人気のあるチャットサービスの1つです。日本ではIT系スタートアップ企業を中心に、多くの企業で導入されています。

Slackが人気な理由の主な点は以下の5点です。
・社内コミュニケーションツールとしての使い勝手が良い。
・シンプルなUI/UX、オリジナル絵文字を作成など楽しめる要素が多い
・APIが公開され、外部サービスと容易に連携でき仕事の効率化が図れる
・チーム内、1対1とストレスのないリアルタイムのコミュニケーションができる
・画像も含め様々なファイル形式でも、手軽に共有できる

特にAPI公開により外部サービスと容易に連携できる点がSlackの最大の魅力であり、現在、約300以上の外部サービスと連携しており、拡張性の広いチャットサービスです。

スラックグラフ

Slack ホームページより参照

Welpad powered by ACALLのSlack通知方法

来客対応RPAサービスWelpad powered by ACALLでは、Slackの通知方法をチャンネル通知/ダイレクト通知の2つから選択することができます。 これは、小規模の企業であればチャンネルに全ての通知が届いた方が運用しやすい、中規模の企業であれば自分に関連する通知のみも届けば良いという、 ユーザー様からの声を基に考えた機能であり、将来的に企業の成長と共にWelpad powered by ACALLも寄り添いながら柔軟に対応できるようにするためです。 どちらを利用するかは、自社にとって運用しやすい方をご選択下さい。

slack連携

チャンネル通知の場合

受付システムslack通知
<メリット>
任意のチャンネルに全ての通知が届きます。担当者が不在の場合でも、チャンネル内のユーザーでカバーすることで、お客様を待ちぼうけさせない運用が可能になります。<デメリット>
全ての通知が届くため、自分に関係のない通知もプッシュ通知されます。

ダイレクト通知の場合

slackダイレクト通知

<メリット>
自分に関係のある通知がダイレクトに届きます。常にPC/スマートフォンを持ち歩き、リアルタイムで反応できる方にオススメです。

<デメリット>
個人への通知のため、リアルタイムで応対出来ない場合はお客様を待たせてしまう可能性があります。
※再通知機能、CC機能を活用することで複数名でカバーすることが可能であり、デメリットは補えます。

Welpad powered by ACALLでSlack通知をご利用いただくには

管理画面にログイン後、「設定」⇒「外部サービス連携」から簡単に連携設定ができます。

 

 

あなたはその受付で満足していますか?

ご来社いただいたお客様を温かくお出迎えする、音声認識・音声合成・顔認証対応の受付電話ロボット。
カメラとセンサーで来訪者を検知して、受付業務を開始します。
既に顔認証登録されている来訪者には、よりスムーズな取次が可能です。
本機器が内線で直接担当者に取り次ぎます。

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