【2019年】受付業務自動化!受付システム13選を徹底比較！

受付システムには、エントランスに専用のロボットやiPadを設置し、iPhoneやチャットツールと連携するだけで、簡単に導入できるものが存在します。

しかし、近年で様々な受付システムが世の中に生まれています。

なんだか似たり寄ったりで、どれを選んだらいいかわからないという方も多いと思います。

今回はそんな方のために、あなたの会社にぴったりな受付システムを紹介します。

 

受付システムとは

受付システムとは、これまで受付担当者や内線で取次をしていた作業をiPadや専用の端末を使って、自動化するシステムのことです。

目的の社員の内線番号を一覧から探してもらったり、入館証に手書きで情報を書いてもらったりするコストがなくなり、最新鋭の企業間と印象付けることもできます。

 

受付システムのメリット

病院や飲食店などで受付システムを目にする機会は増えてきたと思います。

今回紹介するのは、法人のオフィスに設置するような受付システムです。

 

内線電話により、受付・取次をする会社が多いかと思われますが、受付システムがあれば内線電話そのものをなくしたり、来訪者が用のある社員を直観的に探して直接呼び出すことができるようになったりします。

スピーディーな受付案内を可能にするので、会社の印象もよくなります！

 

利用者の時間を奪わない

受付の電話から受付担当者に内線で連絡したり、膨大な数の内線番号から担当者を探したりしなければならないのは大変です。

お客様をおもてなしする上でスムーズに受付を行うことは大切なことです。

 

業務効率化

人間が行っていた処理を自動化できるので、その分の時間を違う仕事に充てることができます。

自分に関係のない内線を取って、手を止められるわずらわしさを解消することができます。

 

イメージが刷新される

様々な企業で「働き方改革」が行われています。

最先端の便利なデバイスを利用することで、時代に乗り遅れない企業のイメージを構築することができそうです。

来訪者の記憶にも残りやすいでしょう。

 

受付システム選定のポイント

近年、受付システムは数が増えすぎて正直どれがどう違うのかわからないと思います。

 

金額

初期費用や月額の料金です。

初期費用はiPad型よりも専用端末のほうが高くなる傾向があります。

公式HPなどで料金をはっきり謳わない受付システムは、基本的に本体価格や初期費用が100万円を超えると思った方がよいでしょう。

コスト面は安ければ安いほど正義です。

 

利用人数

通知を受ける人数によって、料金が変わる場合があります。

「無料から利用可能！」などと謳っていても事実上普通に会社で使おうとおもうと、料金が初めに聞いていたより膨れ上がることもあります。

大規模な会社であれば、上限を設けていない受付システムを利用するべきでしょう。

 

サポート体制

軽視されがちですが、非常に重要です。

機械が得意な人以外は、重視したほうがよいでしょう。

 

受付システムを販売する会社は、自分たちこそ最先端とお高くとまっていることがあります。

「え？電話？そんな古いものうちにはないよ？」みたいなスタンスでメールサポートしかない場合も多いです。

レスポンスがどのぐらいのものか、導入前に実際にやり取りをして確認してみましょう。

 

欲しい機能があるか

今回は、以下の機能があるかを調査して記載します。

 

受付システム徹底比較

顔認証受付システム「Welbo」

特徴

Welboは顔認証で受付を行う卓上ロボット型受付システムです。2回目以降の訪問では、お客様を瞬時に判断して前回と同じ担当者に取り次ぐことができます。

あらかじめクラウドにスケジュールを登録しておけば、初回訪問時でもスムーズな受付を可能にします。

基本は内線通知ですが、PBXと連携できるアプリがあればスマートフォンへの通知も可能です。

なんといっても特徴は、安いのに通知できる人数が無制限であることです。

受付システム界隈では珍しい、電話でのサポートもあります。

導入前の相談や、導入後の問い合わせのスピードに期待できます。

本体価格は公式HPに記載されていますが、受付システムとしてはかなりリーズナブルです。

HPに本体価格の書かれていない独自端末の受付システムは、基本的に100万円を超えると考えた方がいいです。

それでも高いと思う場合には、iPad型の受付システムがお勧めです。

 

機能

 

サポート

 

料金プラン

月額換算3,500円

通知できる社員の人数が無制限と考えると安いです。

 

 

内線連携型iPad受付システム「Welpad Powered by ACALL」

 

特徴

内線連携可能なiPad受付システムです。アコール株式会社と株式会社ウェルボの共同開発で、アプリ通知だけでなく内線通知・通話ができるようになりました。

Welbo同様、アプリだと見落としそうで不安！という方にお勧めです。

もちろん、アプリでの通知も可能です。

アプリ通知しか使わないならACALLでも料金は同じです。ですが、株式会社ウェルボ版を購入すれば電話のサポートが受けられます。

 

機能

 

サポート

料金プラン

スターター：990円/月　15名までの社員に通知可能

ライト：5500円/月　100名までの社員に通知可能

スタンダード：18000/月　300名までの社員に通知可能

 

 

受付システムの王道「RECEPTIONIST」

 

特徴

そもそも内線が必要ない！電話機をなくしたい！自分は絶対にアプリ通知でも見落とさない！という場合にお勧めです。

10名以下で利用する場合は無料です。

10人を超えると、最低でも50人毎に月額5000円の費用が掛かります。

 

Welpad powered by ACALLのスタンダードプランであれば、5000円で100名まで通知できます。

 

・10名以上、15名以下で利用するなら内線連携なしでWelpad powered by ACALLのスタータープラン

・50名以上で利用するなら、内線連携なしでWelpad powered by ACALLのスタータープラン

で利用する方がコストパフォーマンス的には良さそうです。（電話サポートも付きます）

 

機能

サポート

 

料金プラン

スタンダード：5000/月　50名までの社員に通知可能

エンタープライズ：10000円/月　50名までの社員に通知可能

 

 

内線通知とメール通知が可能な専用端末の受付システムです。

卓上型ではなく、自立型の大きな機械です。

高級感のある受付を目指す企業にはいいかもしれません。

 

端末代や、月額料金などがインターネット上に詳しく明かされておらず詳細は不明です。

現在グループウェアはサイボウズガルーンに対応しており、今後も増える予定とyoutube上では説明されていましたが、その後どうなったかは不明です。

グループウェアとのカレンダー同期や通知が目的であれば、GaroonとLINE WORKSに対応を謳うWelpad powered by ACALLのほうがいいかもしれません。

導入事例も発見できませんでした。

他社と被らない受付を探している方にお勧めです。

 

 

Padに受話器を取り付け、音声操作と内線連携を可能にした高級受付システムです。

音声によるおもてなしや、逆に音声による操作もできます。

ペッパー君との連携実績もあります。

月額費用や、プランや状況によっては高額な初期費用が発生し、ペッパーくんも新規で用意するとなるとかなりの費用が掛かります。

投資を惜しまず、最高級のおもてなしを求める企業にお勧めです。

最上位グレードのプランではなんと複数の会社をまたいで受付が可能です。

そこまではちょっと・・・という方は、卓上ロボットタイプがちょうどいいかもしれません。

ちなみにWelboであれば、内線連携と音声操作、通知先の社員の人数は上限なしで運用できます。

 

 

中小企業であればLightプランが現実的ですが、初期費用がかなり高額です。

AIが搭載されていて聞き間違いを修正してくれる機能などもあるので、かなりの性能が期待できるのかもしれません。

 

ちなみにWelpad powered by ACALLであれば、ほぼ同じプラン内容で、iPad本体以外の初期費用は内線連携用電話機代のみで導入できます。

 

セキュリティゲートのガーディアン『コンコンコール』

 

特徴

独自端末で、自動ドア連携ができるタイプの受付システムです。

アプリ通知はありませんが、受付にいる人が誰なのか画像を転送することができます。

環境に合わせて、5タイプの端末から選択できます。

ただ、有線LAN接続が必要になるため設置場所は制限されます。

受付ロボットのWelboであれば、Wi-Fi接続が可能で、自動ドア連携もできる可能性があります。

（顔画像転送オプションもあり）

機能

Visit View

特徴

複数オフィス（テナント）でも利用できる独自端末の受付システムです。

ICカードや自動ドア連携ができることを強みとしているため、セキュアな環境での利用にお勧めです。

管理画面は昔のyahooメールのような感じで少し古めかしいですが、慣れれば何とかなります。

 

機能

 

 

真実はいつも一つ『MOT/Phone受付システム「kibiro」パッケージ 』

先ほど紹介した企業受付 for Sotaがドラえもんなら、MOT/Phone受付システム「kibiro」パッケージはコナンです。

Sotaは独自タブレットでしたが、kibiro連携のこちらはiPadと合わせてつかいます。

決定的な違いはありませんが、最高のクオリティのタブレットと、かわいいロボットでおもてなしがしたい！というのであれば、Sotaよりkibiroタイプのほうがいいかもしれません。

一応英語にも対応しています。

ただし、iPad本体代金を除いてもこちらの方が初期費用もランニングコストも高額です。

 

 

 

ペッパーの心臓「eレセプションマネージャー」

ペッパーくんとの連携を前提とした受付システムです。

Smart at receptionはペッパーくんなしでも運用できましたが、ペッパーくんとのパフォーマンをフルに引き出したいのであればeレセプションマネージャーのほうに軍配が上がります。

ペッパー君を介して通話をすることはできませんが、お待たせしている間お客様をペッパー君がおもてなししてくれます。

無言のロボットと向かい合ったまま気まずい感じになることはありません。

 

 

 

 

機能

コンパクトもしもボックス『Oresse』